Al giorno d’oggi la gestione documentale digitale è un processo essenziale per le aziende. Lo smart working sta prendendo sempre più piede, e se affiancato dalla progressiva dematerializzazione della gestione dei documenti, porterà inevitabilmente a una maggiore efficienza in tutte le aree dell’azienda.
Al giorno d’oggi la gestione documentale digitale è un processo essenziale per le aziende.
Lo smart working sta prendendo sempre più piede, e se affiancato dalla progressiva dematerializzazione della gestione dei documenti, porterà inevitabilmente a una maggiore efficienza in tutte le aree dell’azienda.
Cos’è la gestione documentale?
É bene chiarire che la gestione documentale non equivale alla conservazione documentale. La gestione documentale infatti descrive l’intero processo di un documento, dalla creazione all’archiviazione, a seguito della quale potrà anche essere conservato, ma non è una fase obbligatoria.
In questo articolo ci occuperemo esclusivamente della buona gestione di un documento e di ciò che significa all’interno di una realtà aziendale.
I vantaggi della gestione documentale
La gestione documentale permette di gestire l’intero ciclo di vita di un documento. Organizzare e condividere file mediante la gestione documentale è molto più semplice. Grazie a questo processo, infatti, si ottimizza l’operatività aziendale mediante la raccolta e il collegamento di tutte le informazioni.
In sintesi, la gestione elettronica di un documento consente:
- un’importante riduzione degli spazi di archiviazione fisici;
• una riduzione della quantità di carta stampata, e quindi un minor impatto ambientale;
• una riduzione dei costi di gestione;
• l’inalterabilità dei documenti, che non potranno più essere rovinati;
• una maggiore sicurezza dei documenti, accessibili solo a determinate condizioni;
• la costante disponibilità dei documenti, consultabili in ogni luogo tramite connessione internet;
• una stipulazione più veloce dei contratti e una gestione rapida delle vendite.
I software per la gestione documentale: una rivoluzione per le aziende
Secondo alcuni studi, un impiegato spende una media di circa 38 minuti al giorno per recuperare un documento. Questo dato è abbastanza indicativo di quanto sia importante possedere un DMS (Document Management System).
Avere un software per la gestione elettronica dei documenti consente alle aziende di velocizzare qualsiasi processo, ed è l’unico modo per svincolarsi dall’archiviazione cartacea dei documenti.
Un DMS permette di archiviare, indicizzare e ricercare rapidamente qualsiasi file. Una volta caricato un documento, questo può essere consultato un numero illimitato di volte, modificato e conservato nel tempo a norma di legge.
Il sistema di gestione documentale è composto da diversi elementi e funzioni:
- Documenti: ovvero al suo interno possono essere caricate diverse tipologie di documenti, anche quelli che nascono in forma cartacea, una volta che sono stati scannerizzati;
- Ricerca veloce: ogni documento ha degli attributi collegati, che ne consentono una ricerca veloce all’interno dell’archivio;
- Modifica, cancellazione o semplice lettura dei documenti: sono tutte funzioni fruibili in modo agevole dagli utenti in base alle loro autorizzazioni.
L’implementazione di un DMS è quindi un aspetto fondamentale per le aziende. Grazie ad esso, l’impresa avrà una metodologia unificata per gestire le informazioni, le quali saranno più sicure e più facilmente condivisibili.
Allo stesso tempo gli errori e i ritardi diminuiranno notevolmente, e qualora l’azienda decidesse di introdurre la firma digitale da remoto, avrà anche dei vantaggi in termini di rapidità dei processi di approvazione dei documenti, e di conseguenza una marcata riduzione dei costi.